5 dicas indispensáveis para trabalhar com o Excel

O Microsoft Excel consiste num programa de software de folhas de cálculo, utilizado frequentemente por profissionais de marketing, contabilistas, analistas de dados, estudantes, para organizar, filtrar e visualizar um conjunto de informações de grandes dimensões. Como por exemplo, orçamentos, calendários editoriais, balanços financeiros, calculadora de dados, relatórios de marketing, entre outros. 

Neste artigo, apresentamos as melhores dicas para elevar as suas aptidões no Excel no seu dia-a-dia.

Elaborar cálculos

O Excel é o programa ideal para fazer cálculos que contenham grandes quantidades de números. Como por exemplo, necessita de somar todo os valores de uma coluna, de forma rápida. Então comece por seleccionar uma célula em branco e digite “=SOMA (A1:A8), sendo que na indicação dos números, poderá facilmente clicar na coluna inteira e premir em “Enter”.  Em seguida, a soma será efectuada de modo imediato. Também é possível introduzir fórmulas simples para multiplicar, subtrair, dividir valores numéricos. 

Formular novos atalhos

O Excel normalmente tem vários atalhos ou apresenta uma solução rápida que acelera todo o processo. Neste sentido, pode personalizar, conforme as suas necessidades, a barra de ferramentas, que se situa no topo do programa, e criar novos atalhos. Para isso acontecer, apenas precisa de premir em “Arquivo”, em seguida “Opções” e, por último, “Barra de ferramentas de acesso rápido”. Em resultado, vão surgir várias possibilidades, pelo que sugerimos que seleccione unicamente as que pretende.  

Adicionar novas colunas e linhas

Na maioria dos casos, na elaboração de uma tabela, é necessário inserir uma nova informação e adicionar uma ou várias linhas e colunas. Deste modo, deverá seleccionar a célula, com o botão direito e escolher a opção “Inserir”. Após esse processo, basta pressionar em “Deslocar células para baixo”. Se for uma coluna, apenas deverá seleccionar por inteiro uma já existente e premir as teclas “Ctrl +”. 

Ordenar conteúdos por ordem alfabética ou crescente

Organizar os dados de uma tabela por ordem alfabética ou crescente é uma tarefa simples e poderá facilitar muito a sua vida. Para isso, apenas necessita de seleccionar todos os itens da coluna e premir com o botão direito sobre uma das células delineadas. Posteriormente, no menu, clique na opção “Classificar” e em seguida, “Classificar do menor para o maior” para colocar de A-Z ou a ordem númerica ou, se preferir o inverso, “Classificar do maior para o menor”.

Imprimir apenas a área pretendida

Ao contrário da dica anterior, imprimir um arquivo do Excel pode não ser tão básico quanto parece. No caso de a tabela ou gráfico não estiver sido seleccionado, é muito provável que sejam impressas todas as colunas, mesmo aquelas que não foram utilizadas, desperdiçando assim, várias folhas de papel. De forma a ajustar a área de impressão, deve delinear as células que são necessárias de imprimir. Depois, carregue em “Arquivo” e, seguidamente, em definições, opte por imprimir selecções e confirme em “imprimir”. 

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